Übungsberichte

Wozu Übungsberichte

Eine Übung, die niemand auswertet, ist nur halb so viel wert. Die Übungsberichte machen aus jedem abgeschlossenen Übungs-Lauf automatisch einen strukturierten Nachweis: Kennzahlen, Beteiligte, gefundene Lücken — als Seite im System und als PDF für Prüfer, Versicherer und das Management. Sie müssen dafür nichts extra dokumentieren; der Bericht entsteht aus den Daten, die während der Übung ohnehin anfallen.

Erreichbar über die Sidebar „Ernstfall → Übungsberichte" (direkt unter „Protokolle & Übungen").

Die Liste der Berichte

Die Übersicht zeigt alle abgeschlossenen Übungen — also Läufe im Übungsmodus, die beendet oder abgebrochen wurden. Echte Lagen tauchen hier nicht auf (deren Nachweis ist das Krisenprotokoll). Pro Übung sehen Sie auf einen Blick:

• Datum und Szenario,
• Dauer des Laufs,
• Zahl der Beteiligten,
• die Quittierungs-Quote,
• den Ausgang (beendet oder abgebrochen).

Ist die Liste noch leer, starten Sie einfach ein Szenario im Übungsmodus (siehe Kapitel Protokolle und Übungen) — sobald der Lauf beendet ist, erscheint hier der Bericht.

Der Bericht im Detail

Ein Klick auf „Bericht" öffnet die Auswertung mit den Kennzahlen der Übung:

• Dauer — vom Start bis zum Ende (bzw. Abbruch) des Laufs.
• Erste Reaktion — wie lange es vom Alarm bis zur ersten Quittierung („Gesehen" oder „Ich übernehme") gedauert hat.
• Übernahme — wie lange, bis jemand mit „Ich übernehme" die Verantwortung übernommen hat.
• Schritte — wie viele Checklisten-Schritte erledigt wurden und wie viele offen blieben.
• Quittierungs-Quote — wie viel Prozent der Team-Mitglieder den Alarm quittiert haben.
• Eskalation — ob während des Laufs eine Eskalation ausgelöst wurde.

Darunter listet der Bericht alle Schritte mit Zeitstempel und Bearbeiter, alle Alarm-Quittierungen und die Beteiligten.

Lücken-Hinweise: Was beim nächsten Mal besser laufen sollte

Der spannendste Teil ist die Hinweis-Box mit den festgestellten Lücken — zum Beispiel:

• Schritte, die offen blieben und nicht abgehakt wurden.
• Keine Quittierung — niemand hat den Alarm bestätigt.
• Keine Übernahme — der Alarm wurde zwar gesehen, aber niemand hat die Verantwortung übernommen.
• Die Übung wurde abgebrochen statt regulär beendet.

Genau diese Punkte sind der Stoff für die nächste Lessons Learned — und der Grund, warum man überhaupt übt.

PDF-Export als Nachweis

Oben rechts der Knopf „PDF-Bericht" erzeugt den Bericht als Dokument — mit allen Kennzahlen, Schritten und Lücken. Das PDF ist der Nachweis, den Prüfer, Auditoren und Versicherer sehen wollen: Es belegt, dass die Übung stattgefunden hat, wer beteiligt war und wie schnell reagiert wurde. Legen Sie es zu Ihren Compliance-Unterlagen.

Wer die Berichte sieht

Übungsberichte sind — wie die Protokolle — für alle Team-Mitglieder sichtbar. Der Krisenstab soll aus den Übungen lernen können.

Praxis-Hinweis: Üben Sie regelmäßig — eine Übung pro Halbjahr ist der übliche Richtwert, einmal pro Quartal ist besser. Starten Sie dazu den Übungsmodus in der App oder im Web, beenden Sie den Lauf sauber und legen Sie den PDF-Bericht ab. Eine lückenlose Reihe von Übungsberichten ist bei Versicherungsfragen und Audits bares Geld wert.