Kommunikations-Vorlagen

Wozu Vorlagen

Im Ernstfall bleibt keine Zeit zum Texten. Die Vorlagen sind vorgefertigte Anschreiben für die typischen Situationen — Mitarbeiter informieren, Kunden vorwarnen, Behörden melden, Dienstleister alarmieren. Sie können sie ansehen, kopieren und – bei E-Mail und SMS – mit wenigen Klicks direkt aus dem System verschicken.

Erreichbar über die Sidebar im Ernstfall-Block unter „Vorlagen" (zwischen „Meldepflichten" und „Testplan"). Sichtbar ist der Punkt für die Rollen Berater, Administrator und Inhaber — ein einfaches Mitglied sieht ihn nicht.

Eine Vorlage anlegen

Oben rechts auf „Neue Vorlage" (oder das kleine Plus neben einer Zielgruppen-Überschrift — dann ist die Zielgruppe schon vorausgewählt). Pflichtangaben:

• Name — z. B. „Mitarbeiter-Information bei Cyberangriff".
• Zielgruppe — Mitarbeiter, Kunden, Presse, Behörden, Dienstleister, Social Media, Sonstige. Die Zielgruppe ist ein Ordnungs-Label; sie steuert nicht, wer beim Versand tatsächlich erreicht wird (siehe „Wer wird erreicht?").
• Kanal — E-Mail, SMS, Telefon, Messenger, Aushang, Intranet, Slack, Microsoft Teams.
• Inhalt — der Text.

Optional: Betreff (z. B. bei E-Mail), Bezug zu einem Szenario (dann wird die Vorlage beim passenden Szenario-Lauf vorgeschlagen) und ein Fallback („bei E-Mail-Ausfall: SMS-Liste, dann Telefon-Kette").

Über das „⋮"-Menü an einer Vorlage lässt sie sich später bearbeiten oder löschen. Mit „Vorschau" (Augen-Symbol) sehen Sie die fertige Nachricht mit eingesetzten Platzhaltern, ohne etwas zu verschicken.

Platzhalter

Im Text können Sie Platzhalter verwenden, die beim Versand automatisch ersetzt werden:

• {{firma}} — Firmenname.
• {{ansprechpartner}} — primärer Ansprechpartner aus dem Mitarbeiter-Bereich.
• {{datum}} — heutiges Datum.
• {{zeitpunkt}} — aktueller Zeitstempel.

Beispiel: „Sehr geehrte Mandantin, sehr geehrter Mandant, am {{datum}} hat ein IT-Sicherheitsvorfall die Systeme von {{firma}} betroffen …"

Eine Vorlage anwenden — Schritt für Schritt

Welche Versand-Schaltfläche an einer Vorlage erscheint, hängt vom Kanal ab.

SMS: Klick auf „SMS senden" (Papierflieger-Symbol) öffnet den Dialog „SMS senden". Oben steht die fertige Nachricht, darunter eine Empfängerliste mit allen Mitarbeitern, die eine Mobilnummer hinterlegt haben (Schlüsselpersonen mit gelbem Badge). Zu Beginn ist niemand ausgewählt — Sie haken gezielt die Personen an, die die SMS wirklich brauchen; sollen alle informiert werden, genügt ein Klick auf „Alle auswählen" über der Liste (daneben „Alle abwählen"). Der Zähler zeigt jederzeit, wie viele SMS gleich rausgehen. Dann unten „Senden vorbereiten (N)". Achtung: Damit ist noch nichts verschickt — es erscheint ein rotes Warnfeld („Wirklich senden? … kostet pro Empfänger"), und erst der zweite, rote Klick „N SMS jetzt verschicken" löst den Versand über den SMS-Dienst (seven.io) aus. Danach sehen Sie pro Empfänger ein grünes „OK" oder einen roten Fehler.

Ist auf dem Server kein SMS-Gateway konfiguriert (Server-Einstellung SEVENIO_API_KEY), werden keine echten SMS verschickt — der Versand wird nur simuliert. Der Dialog warnt dann deutlich („SMS-Gateway nicht konfiguriert"), und die Ergebnisse tragen das Badge „Simuliert — kein Gateway". So können Sie den Ablauf gefahrlos durchspielen, wissen aber sicher, dass niemand eine Nachricht erhalten hat.

E-Mail: Klick auf „E-Mail senden" — gleicher Ablauf, nur dass die Empfängerliste die Mitarbeiter mit hinterlegter E-Mail-Adresse enthält. Nach „Senden vorbereiten" und „Jetzt verschicken" geht die E-Mail raus; der Versand wird pro Empfänger protokolliert.

Slack / Microsoft Teams: Ein einzelner Senden-Button postet die Nachricht nach einer Rückfrage direkt in den hinterlegten Channel (die Webhook-URL wird einmalig in den System-Einstellungen pro Mandant gepflegt). Keine Empfängerauswahl.

Telefon, Messenger, Aushang, Intranet, Social Media: Kein automatischer Versand — diese Vorlagen sind Textbausteine zum Vorlesen, Kopieren oder Aushängen.

Direkt aus dem Krisen-Cockpit senden

Im Ernstfall müssen Sie nicht erst diese Seite suchen. Das Krisen-Cockpit hat einen eigenen Abschnitt „Kommunikation", der die relevanten Vorlagen als Karten anzeigt. An jeder Karte gibt es „Vorlage öffnen" (Text lesen/kopieren) und – je nach Kanal – „Per SMS senden" bzw. „Per E-Mail senden". Diese öffnen denselben Versand-Dialog mit der gleichen zweistufigen Bestätigung direkt im Cockpit — ohne Umweg über diese Seite.

Wer wird erreicht?

Wichtig zu verstehen: Die Empfänger von E-Mail und SMS kommen ausschließlich aus den Mitarbeiter-Stammdaten (Felder „E-Mail" und „Mobil" unter Mitarbeiter). Es gibt aktuell keine eigenen Verteiler für Kunden, Presse oder Behörden — eine als „Kunden" oder „Behörden" gekennzeichnete Vorlage geht beim E-Mail-/SMS-Versand trotzdem an die Mitarbeiter mit Kontaktdaten und dient sonst als Text zum Kopieren. Pflegen Sie deshalb bei den wichtigen Personen unbedingt E-Mail-Adresse und Mobilnummer.

Versand-Historie und Vorschau

Pro Vorlage gibt es im „⋮"-Menü die „Versand-Historie": Zeitpunkt, wer versendet hat, Anzahl Empfänger, erfolgreich/fehlgeschlagen. So ist nachweisbar: „Am 14. Mai um 9:32 Uhr wurden 28 Mitarbeiter per Mail informiert." Jeder Versand landet zusätzlich im Audit-Log.

Praxis-Hinweis: Pflegen Sie mindestens drei Vorlagen pro Notlage (Mitarbeiter, Kunden, Behörden) — das gilt als Compliance-Pflicht und ist im Compliance-Score gewichtet.