PDF-Export

Wofür der PDF-Export

Im Ernstfall sind oft die App, die Cloud, das Internet nicht erreichbar — gerade dann brauchen Sie das Handbuch. Das PDF ist die offline-taugliche Variante: gedruckt im Schrank, auf dem Laptop, am USB-Stick.

Drei Export-Typen

Über den Knopf „Exportieren" auf der Seite Handbuch-Versionen erzeugen Sie das PDF live in drei fachlichen Zuschnitten — je nachdem, für wen es gedacht ist. Diese Exporte sind eine tagesaktuelle Momentaufnahme und werden nicht revisionssicher abgelegt.

Typ 1 — Ernstfall-Handbuch. Die schlanke, rein operative Fassung für den Papierordner im Server-Raum und den Krisenstab. Sie enthält nur, was im Ernstfall zählt (Krisenstab, Kontakte, Systeme, Szenarien, Wiederanlauf, Kommunikations-Vorlagen, Sofortmittel) — ohne Governance- und Audit-Kapitel. Kein Ballast, den man in der Lage nicht liest.

Typ 2 — Audit-Bericht. Der Nachweis-Teil für Geschäftsführung, Prüfung und Auditor: Reifegrad, Risiken, Maßnahmen, Aufgaben, Tests, Schulungen, Lessons Learned, Management Review, BIA (Business Impact Analyse) und Versicherungsprüfung. Genau die Kapitel, die im Ernstfall-Handbuch bewusst fehlen. Dieser Export ist nur verfügbar, wenn das BIA-/Audit-Modul aktiv ist.

Typ 3 — Vollständiger Export. Handbuch und Audit-Bericht in einem Dokument, mit Seitenumbruch dazwischen. Gedacht für Archiv und Übergabe (z. B. an Nachfolger, Prüfer oder zur Ablage in der Compliance-Akte), wenn wirklich alles in einer Datei liegen soll.

Davon unberührt bleibt das revisionssichere, versionierte PDF: Es wird weiterhin einmalig pro freigegebener Version erzeugt, mit SHA-256-Hash signiert und dauerhaft abgelegt (siehe unten). Die drei Export-Typen ersetzen es nicht, sondern ergänzen es um zweckgebundene, jederzeit neu erzeugbare Fassungen.

Revisionssicher pro Version: Beim Freigeben einer Version wird — sofern das BIA-/Governance-Modul aktiv ist — zusätzlich der Audit-Bericht zu genau diesem Stand erzeugt und unveränderlich abgelegt. In der Versionsliste stehen dann pro Version zwei feste Downloads bereit: Handbuch-PDF und Audit-Bericht — beide eingefroren auf den freigegebenen Stand, im Gegensatz zu den tagesaktuellen Live-Exporten oben.

Wann ein PDF erzeugt wird

• Bei Freigabe einer Handbuch-Version (sofern Auto-PDF aktiviert) — siehe „Handbuch-Versionen".
• Manuell über den Knopf „PDF jetzt erzeugen" auf der Versions-Karte.

Was im PDF steht

In strukturierten Sektionen:

1. Deckblatt mit Firmenname, Stand-Datum, Versionsnummer.
2. Zusammenfassung (Notfall-Quick-Card mit Pflichtrollen-Telefonen).
3. Firma und Standorte.
4. Krisenstab mit allen Pflichtrollen.
5. Mitarbeiter mit Kontaktdaten.
6. Dienstleister mit Hotlines.
7. Systeme gruppiert nach Kategorie und Notfall-Level, mit RTO/RPO/Eigentümer.
8. Wiederanlauf-Reihenfolge als Tabelle.
9. Szenarien mit Schritt-Listen.
10. Kommunikations-Vorlagen.
11. Sofortmittel.
12. Versicherungen (nur in Admin-PDF).
13. Audit-Auszug der letzten 30 Tage.

Revisionssicherheit

Jedes PDF wird mit einem SHA-256-Hash signiert, der im Footer steht. Wenn jemand das PDF nachträglich verändert, ändert sich der Hash. So ist nachweisbar, dass das in der Akte abgelegte PDF unverändert ist.

Die Hash-Anzeige im Footer kann pro Mandant abgeschaltet werden (System-Settings → SHA-256 im PDF-Footer).

Papierformat

System-Settings erlauben die Wahl zwischen:

• A4 (Standard in Deutschland).
• US Letter (für US-Kunden mit eigenen Druckern).

Wer das PDF herunterladen darf

Im Anwendungs-Modus: nur Admin und Owner. Wenn das PDF über einen Freigabelink geteilt wurde, kann auch ein externer Auditor es ohne App-Konto sehen — bis der Link abläuft oder widerrufen wird.

Drucken oder digital

Beides ist sinnvoll:

• Gedruckt im Server-Raum, beim Notfallbeauftragten zu Hause, im Schließfach.
• Digital auf dem privaten Smartphone des Notfallbeauftragten.

Praxis-Hinweis: Ein 80-seitiges PDF lesen Sie im Ernstfall nicht — die ersten 5 Seiten (Deckblatt, Zusammenfassung, Krisenstab) sollten alles Wichtige enthalten. Die App ist darauf ausgelegt.