Notfall-App fürs Smartphone

Was die Notfall-App ist

Die Notfall-App für iOS und Android bringt Ihr Notfallhandbuch aufs Smartphone — und zwar so, dass es auch ohne Internet funktioniert. Genau dann, wenn Server, WLAN oder Telefonanlage ausgefallen sind, haben Sie Kontakte, Szenarien und Checklisten trotzdem in der Hosentasche.

Die App ist Teil der Tarife mit App-Umfang (siehe Kapitel „Abrechnung"; im Kommunal-Tarif ist sie enthalten).

Smartphone verbinden

1. In der Web-App unter Einstellungen → Notfall-App einen Kopplungs-Code erzeugen.
2. Die App auf dem Handy öffnen und den angezeigten QR-Code scannen (oder den Code von Hand eintippen).
3. Fertig — das Handy lädt die Notfalldaten Ihres Mandanten herunter und hält sie lokal aktuell.

Der Code ist nur einmalig sichtbar und an Ihren Benutzer gebunden. Jedes Familienmitglied der Krisenorganisation koppelt sein eigenes Gerät mit einem eigenen Code. Der selbst erzeugte Code ist 60 Minuten gültig — erzeugen Sie ihn also erst, wenn das Handy griffbereit ist.

Massen-Rollout: viele Mitarbeiter auf einmal ausstatten (für Admins)

Sollen gleich 20 oder 200 Kolleginnen und Kollegen die App bekommen, müssen Sie nicht für jeden einzeln einen Code erzeugen:

1. In der Web-App unter Einstellungen → Notfall-App zum Abschnitt „Massen-Rollout" scrollen.
2. Die gewünschten Mitarbeiter auswählen — mit Filter nach Name oder E-Mail und einem Knopf „Alle auswählen".
3. Auf „Codes erzeugen & PDF herunterladen" klicken.

Sie erhalten ein druckbares PDF mit einer Seite pro Person: Name, QR-Code, der Code als Text und eine kurze Schritt-Anleitung. Blätter ausdrucken, verteilen — fertig. Jede Person scannt ihren QR-Code selbst und ist gekoppelt.

Wichtig zu wissen:

• Rollout-Codes sind 14 Tage gültig (statt der 60 Minuten der Einzel-Codes), weil die Blätter gedruckt verteilt werden und nicht jeder sofort dazu kommt.
• Jeder Code ist an die jeweilige Person gebunden und nur einmal einlösbar.
• Die Klartext-Codes stehen ausschließlich im PDF — im System liegt nur ein Prüfwert. Behandeln Sie die Blätter daher wie Passwörter und geben Sie sie persönlich weiter.

Offline arbeiten — mit automatischem Nachsync

Alle Inhalte (Kontakte, Systeme, Szenarien, laufende Alarme) liegen lokal auf dem Gerät. Neu ab Version 1.1:

• Sie können Checklisten-Schritte auch ohne Internetverbindung abhaken — etwa im Keller-Serverraum oder bei ausgefallenem WLAN.
• Sobald das Gerät wieder online ist, werden die abgehakten Schritte automatisch nachsynchronisiert. Niemand muss sich merken, was er offline erledigt hat.
• Kommt sich etwas in die Quere (zwei Personen haken denselben Schritt ab), gewinnt die zuerst eingegangene Erledigung — es geht nichts verloren.

Automatische Aktualisierung: Die App gleicht ihre Daten bei jedem Öffnen automatisch mit dem Server ab. Zusätzlich können Sie in den App-Einstellungen unter „Automatisch aktualisieren" wählen, wie oft die geöffnete App im Hintergrund nachlädt (15 Minuten bis 6 Stunden). Wichtig: Alarme sind davon unabhängig — sie kommen immer sofort per Push, auch bei geschlossener App.

Alarm-Quittierung: „Gesehen" und „Ich übernehme"

Wenn ein Notfall gemeldet wird, bekommen alle gekoppelten Geräte eine Push-Benachrichtigung. Neu ab Version 1.1 können Empfänger direkt reagieren:

• „Gesehen" — ich habe den Alarm wahrgenommen.
• „Ich übernehme" — ich kümmere mich aktiv um die Lage.

In der App (und für die Leitung) ist sichtbar, wer wann quittiert hat. So weiß der Krisenstab in Sekunden: Ist der Alarm angekommen? Kümmert sich schon jemand? Pro Person zählt die jeweils stärkste Rückmeldung — „Ich übernehme" überschreibt ein früheres „Gesehen".

Alarme bei „Nicht stören" (iPhone)

Ein Notfall hält sich nicht an Fokus-Zeiten. Deshalb sind die Notfall-Alarme der App — Notfall gemeldet, Entwarnung und Eskalation — auf dem iPhone als zeitkritische Mitteilungen markiert. Sie durchbrechen Fokus-Modi wie „Nicht stören" oder „Schlafen" und erscheinen sofort mit Ton, statt bis zum Morgen in der Zusammenfassung zu warten.

Damit das zuverlässig funktioniert, prüfen Sie einmalig diese Checkliste:

1. Die aktuelle App-Version ist installiert.
2. Einstellungen → Mitteilungen → PlanB · Notfall: „Zeitkritische Mitteilungen" ist eingeschaltet (Standard: ein).
3. Einstellungen → Fokus → Nicht stören: „Zeitkritische Mitteilungen erlauben" ist eingeschaltet (Standard: ein).

Eine Grenze bleibt — und die sollten Sie kennen: Den physischen Stummschalter an der Seite des iPhones übersteuert auch eine zeitkritische Mitteilung nicht. Steht das Gerät auf lautlos, erscheint der Alarm zwar sofort auf dem Sperrbildschirm und das Gerät vibriert — es klingelt aber nicht. Als Auffangnetz dient die SMS-Eskalation an den Krisenstab (siehe „Eskalation, wenn niemand reagiert").

Alarme auf Android

Auf Android laufen Notfall-Alarme über einen eigenen Alarm-Kanal, der in Alarm-Lautstärke klingelt — deutlich präsenter als eine normale Benachrichtigung. Zwei Dinge lohnen sich einmalig einzurichten:

• „Nicht stören" umgehen: Damit Alarme auch den „Nicht stören"-Modus durchbrechen, müssen Sie das einmalig in den Kanal-Einstellungen des Systems erlauben. Der kürzeste Weg: In der App unter Einstellungen → Alarm-Benachrichtigungen auf den Button tippen — er führt direkt zur richtigen System-Seite.
• Vollbild-Alarm: Ist das Gerät gesperrt, erscheint ein echter Notfall als Vollbild-Alarm — wie ein eingehender Anruf, nicht zu übersehen. Ab Android 14 kann das System diese Berechtigung einschränken; falls nötig, gibt es dafür ebenfalls einen Button in den App-Einstellungen („Vollbild-Alarme erlauben").

Übungen erscheinen auf Android bewusst nur als normale Benachrichtigung — ohne Vollbild-Alarm und ohne Alarm-Klingeln. Ein Testlauf soll trainieren, nicht erschrecken.

Eskalation, wenn niemand reagiert

Quittiert bei einem echten Alarm niemand, eskaliert die Plattform automatisch — ein Alarm darf nicht unbemerkt liegen bleiben:

• Maßgeblich ist die Firmen-Einstellung „Alarm-Eskalation (Minuten)" (Standard: 10 Minuten; der Wert 0 schaltet die Eskalation aus).
• Läuft die Frist ohne eine einzige Quittierung ab, folgt einmalig: ein erneuter Push an alle gekoppelten Geräte, eine SMS an den Krisenstab — alle besetzten Pflichtrollen samt Vertretung mit gepflegter Mobilnummer, sofern ein SMS-Gateway konfiguriert ist — und ein Eintrag im Krisenprotokoll des Laufs.
• Im Ablauf-Detail der App erscheint ein deutlicher Eskalations-Hinweis mit Uhrzeit — jeder sieht sofort, dass hier zunächst niemand reagiert hat.
• Übungen eskalieren nie — ein Testalarm weckt niemanden per SMS.

Übungsmodus: Testalarm ohne Schrecksekunde

Notfall-Abläufe muss man üben — aber ein Testalarm darf keine Panik auslösen. Deshalb gibt es den Übungsmodus:

• Ein als Übung gestarteter Lauf wird auf allen Geräten deutlich mit „ÜBUNG" gekennzeichnet — im Titel der Push-Nachricht und in der App.
• Alles andere funktioniert wie im Ernstfall: Checkliste, Abhaken, Quittieren. So trainieren Sie den echten Ablauf.
• Übungen lösen keine Eskalation aus und erscheinen auf dem Handy nur als normale Benachrichtigung — ohne Vollbild-Alarm.
• Nach dem Beenden wird jede Übung automatisch ausgewertet: Kennzahlen, Lücken und PDF-Nachweis finden Sie in den Übungsberichten.

Handbuch durchsuchen — Volltextsuche im PDF

Das Notfallhandbuch liegt als PDF auf dem Gerät — und lässt sich dort im Volltext durchsuchen, auch komplett offline: Im Handbuch-Viewer der iOS-App auf die Lupe tippen, Suchbegriff eingeben und mit den Pfeilen von Treffer zu Treffer springen. So finden Sie „Hotline" oder „Serverraum" auch im 80-Seiten-Handbuch in Sekunden.

Szenarien nach Standort-Nähe sortieren

Wer mehrere Standorte betreut, sieht in der Szenarienliste die Standort-Gruppen normalerweise alphabetisch. Optional können Sie nach Entfernung sortieren lassen — der nächstgelegene Standort steht dann oben, praktisch wenn Sie gerade vor Ort sind.

Die Funktion ist Opt-in: Sie schalten sie selbst über das Sortier-Symbol in der Szenarienliste ein; erst dann fragt die App die Standortfreigabe an. Der Standort wird nur bei Nutzung einmalig abgefragt — es gibt kein Hintergrund-Tracking. Lehnen Sie die Freigabe ab, bleibt die Liste einfach alphabetisch.

App-Sperre per Face ID / Fingerabdruck

In den App-Einstellungen können Sie eine biometrische Sperre aktivieren: Die App verlangt dann beim Öffnen Face ID bzw. Fingerabdruck (oder den Geräte-Code). Empfehlenswert, weil die App Notfallkontakte und interne Abläufe enthält — auch wenn das Handy einmal offen herumliegt.

Schnellzugriff am App-Icon

Halten Sie das App-Icon auf dem Homescreen lange gedrückt: Es erscheint ein Schnellzugriff auf die wichtigsten Funktionen (z. B. Notfall melden, Kontakte) — ohne erst durch die App zu navigieren. Im Ernstfall zählt jede Sekunde.

Gerät wieder trennen

Unter Einstellungen → Notfall-App sehen Sie Ihre gekoppelten Geräte und können einzelne Geräte trennen — etwa bei Handy-Verlust oder Gerätewechsel. Das Gerät verliert damit sofort den Zugriff auf neue Daten.

Praxis-Hinweis: Koppeln Sie die App vor dem ersten Ernstfall und starten Sie einmal im Quartal einen Testalarm im Übungsmodus. So wissen Sie, dass Push-Nachrichten ankommen und jeder das Quittieren kennt.