Krisenorganisation und Krisenstab
Wie aus den Rollen im Ernstfall der Krisenstab entsteht — die fünf Funktionen (Leitung, Notfallbeauftragte/r, Lagebild, Protokoll, Fachberater) und die automatische Vertretung. Kapitel 4 im Handbuch-PDF.
Von der Rolle zum Krisenstab
Im Alltag genügt die normale Linienorganisation. Sobald aber ein Notfall zur Krise eskaliert, tritt der Krisenstab zusammen: ein zeitlich befristetes Führungsgremium, das die Lage übernimmt und führt, bis der Normalbetrieb wiederhergestellt ist.
Der Krisenstab ist über Funktionen definiert, nicht über einzelne Personen. Jede Funktion wird zu Beginn bewusst einer anwesenden Person zugewiesen. Einberufen wird der Krisenstab durch die/den Notfallbeauftragte/n.
Dieses Kapitel erscheint auch im generierten Notfallhandbuch-PDF als Kapitel 4 „Krisenorganisation und Krisenstab".
Die fünf Funktionen im Krisenstab
| Funktion | Aufgabe |
|---|---|
| Krisenstabsleitung | Führt die Lage. Trifft oder koordiniert Entscheidungen, setzt klare Prioritäten und gibt die externe Kommunikation frei. In der Regel die Geschäftsführung oder eine dafür benannte Person. |
| Notfallbeauftragte/r | Koordiniert die Maßnahmen, ruft den Krisenstab zusammen und achtet auf einen geordneten Ablauf sowie auf lückenlose Dokumentation. |
| Lagebild-Funktion | Sammelt Fakten, Status, offene Punkte und neue Informationen und hält den aktuellen Stand für alle sichtbar (Lagekarte bzw. War-Room-Board). |
| Protokollführung | Dokumentiert Entscheidungen, Aufgaben, Zeiten und Verantwortliche. Grundlage für Nachvollziehbarkeit, Audit und Lessons Learned. |
| Fachberater je Lage | Werden je nach Szenario hinzugezogen — z. B. IT, Datenschutz, Kommunikation, Haustechnik, Pflege, Produktion oder Facility. |
In kleineren Organisationen werden mehrere Funktionen in Personalunion besetzt (z. B. Notfallbeauftragte/r zugleich Protokollführung). Entscheidend ist, dass jede Funktion bewusst zugewiesen und benannt ist.
Automatische Vertretung
Ist eine Rolle nicht verfügbar, übernimmt die hinterlegte Vertretung automatisch die Aufgaben und Befugnisse dieser Rolle — vollumfänglich und ohne gesonderte Anordnung — bis die Hauptperson wieder verfügbar ist oder die Geschäftsführung etwas anderes entscheidet.
Damit das im Ernstfall funktioniert, muss jede Krisenrolle unter Stammdaten → Rollen mit einer Hauptperson und mindestens einer Stellvertretung besetzt sein. Fehlt eine Vertretung, weist die Onboarding-Prüfung darauf hin.
Lagezentrum und Krisenraum
Wo der Krisenstab physisch zusammentritt, hinterlegen Sie unter Stammdaten → Firma im Abschnitt „Lagezentrum & Krisenraum":
- Primärer Krisenraum — Standort / Gebäude / Raum.
- Ersatz-Krisenraum — falls der primäre Raum nicht nutzbar ist.
- Digitaler Krisenraum — Notfall-Meeting-Link, wenn nicht alle vor Ort sein können.
- Ausstattung — Telefon, Bildschirm, Whiteboard, Drucker, Papier-Notfallordner, Strom/Netzwerk/LTE.
- Zutritt / Schlüssel / Verantwortliche — wer kommt rein, wo liegt der Schlüssel.
- Vorbereitung im Notfall — wer richtet den Raum ein und in welcher Zielzeit.
Diese Angaben erscheinen im Handbuch-PDF als Kapitel 4.4 „Lagezentrum und Krisenraum" — aber nur, wenn mindestens ein Feld ausgefüllt ist.
Wo Sie es finden
- In der App: Die Besetzung pflegen Sie unter Stammdaten → Mitarbeiter (Krisenrolle je Person) und Stammdaten → Rollen (Haupt-/Vertretung).
- Im PDF: Kapitel 4 des Notfallhandbuchs listet Funktionen, Vertretungsregel und die konkrete Besetzung aus Ihren Stammdaten — automatisch erzeugt.
Siehe auch: Rollen und Pflichtrollen und Mitarbeiter.