Berater in mehrere Teams einladen

Berater in mehrere Teams einladen

Ein externer Berater (oder eine Person, die mehrere Mandanten betreut) kann mit einer einzigen E-Mail-Adresse in beliebig viele Teams eingeladen werden. Er behält ein Login und wechselt über den Team-Switcher zwischen den Mandanten. Es ist kein zweites Benutzerkonto nötig.

Jedes Team ist ein eigener Mandant mit eigener Datenhaltung. Ein Benutzerkonto kann gleichzeitig Mitglied mehrerer Teams sein.

So wird es umgesetzt

1. Team-Verwaltung öffnen. Im Mandanten, in den der Berater soll, in der Sidebar unter „Team & Freigaben → App-Benutzer & Einladungen" öffnen.
2. Einladen. Auf „Einladen" (bzw. „Mitglied einladen") klicken, die E-Mail-Adresse des Beraters eingeben und als Rolle „Berater" wählen. Nach dem Speichern geht automatisch eine Einladungs-E-Mail mit Annahme-Link raus.
3. Für jeden weiteren Mandanten wiederholen. In Team B (und ggf. C, D …) dieselbe E-Mail-Adresse einladen. Wichtig: immer die gleiche Adresse verwenden.
4. Berater meldet sich an. Der Berater öffnet den Link aus der E-Mail und meldet sich mit genau dieser E-Mail an. Existiert noch kein Konto, legt er es einmalig an.
5. Einladung annehmen. Klick auf „Einladung annehmen". Das System fügt die Mitgliedschaft dem bestehenden Konto hinzu — es wird kein zweites Konto erzeugt. Anschließend ist der Berater automatisch in diesem Mandanten aktiv.
6. Wechseln. Über den Team-Switcher oben in der Sidebar wechselt der Berater jederzeit zwischen seinen Mandanten. Jede Ansicht zeigt nur die Daten des gerade aktiven Mandanten.

Wichtig zu wissen

• Eine Person = ein Konto = eine E-Mail, aber beliebig viele Teams/Mandanten.
• Die Annahme funktioniert nur, wenn der Berater mit genau der eingeladenen E-Mail angemeldet ist. Ist er mit einer anderen Adresse eingeloggt, erscheint der Hinweis „falscher Benutzer" — dann abmelden und mit der richtigen Adresse anmelden.
• Datentrennung bleibt gewahrt: Der Berater sieht immer nur den gerade aktiven Mandanten. Ein versehentlicher Blick über Mandantengrenzen hinweg ist nicht möglich.
• Pro Mandant kann für dieselbe Adresse nur eine offene Einladung gleichzeitig bestehen.
• Eine Mitgliedschaft lässt sich jederzeit wieder deaktivieren, ohne das Konto des Beraters zu löschen — die Zugehörigkeit zu anderen Mandanten bleibt unberührt.

Die Rolle „Berater"

Bei der Einladung wird pro Team eine Rolle vergeben. Für externe Betreuer ist die Rolle „Berater" vorgesehen.

Tipp: Laden Sie denselben Berater in jedem Mandanten mit der Rolle „Berater" ein. So hat er überall einen einheitlichen, klar abgegrenzten Zugriff — und Sie behalten die Governance (Abrechnung, Freigaben, Audit) in der Hand.