Behörden & Meldestellen

Worum es geht

Wenn etwas passiert ist — Datenpanne, Cyberangriff, Brand, schwerer Arbeitsunfall — müssen Sie oft binnen Stunden die richtige externe Stelle erreichen. Dieser Bereich ist Ihr Adressbuch für den Ernst- und Meldefall: pro Behörde oder Meldestelle steht dort, wann man sie kontaktiert (Anlass), wie schnell (Frist), über welchen Weg und mit welcher passenden Textvorlage. So sucht im Krisenmoment niemand nach der Faxnummer der Aufsichtsbehörde.

Erreichbar über die Sidebar „Ernstfall → Behörden & Meldestellen".

Branchenspezifisch vorbefüllt

Bei der Firmengründung legt das System automatisch eine Startliste an — die allgemeinen Stellen, die jeden Betrieb betreffen (Datenschutzaufsicht, BSI-Meldestelle, Polizei/ZAC, Feuerwehr, Berufsgenossenschaft, Rechtsberatung), plus branchenspezifische Ergänzungen:

• Produktion: Arbeitsschutzbehörde/Gewerbeaufsicht, Umweltbehörde, Wasserbehörde.
• Öffentliche Einrichtung: Kreisleitstelle, Katastrophenschutz, kommunaler IT-Dienstleister/CERT, Kommunalaufsicht.
• Handel, Handwerk, Dienstleistung: Gewerbeaufsicht.

Diese Einträge sind eine bearbeitbare Vorlage, kein festes Register. Anlass und Frist sind bereits sinnvoll vorausgefüllt; die konkreten Namen, Telefonnummern und Ansprechpartner tragen Sie selbst nach. Nicht Zutreffendes löschen Sie einfach.

Einen Kontakt anlegen

Knopf „Neuer Kontakt" oben rechts. Pflichtangaben:

• Art der Stelle — aus rund zwei Dutzend Typen: Datenschutzaufsicht, BSI, Polizei/Cybercrime, Feuerwehr, Gesundheitsamt, Heimaufsicht, Berufsgenossenschaft, Umwelt-/Wasserbehörde, Katastrophenschutz, IHK/Kammer und weitere. Die Art steuert Farbe und Sortierung.
• Bezeichnung der Stelle — die konkrete Behörde, z. B. „Landesdatenschutzbehörde Bayern".

Empfohlen für jede Karte:

• Anlass / Meldepflicht — wann diese Stelle zu kontaktieren ist, z. B. „Meldepflichtige Datenschutzverletzung (Art. 33 DSGVO)".
• Frist — z. B. „binnen 72 Stunden", „unverzüglich", „sofort (112)". Erscheint als Badge direkt auf der Karte.
• Kontaktweg — z. B. „Online-Meldeportal" oder „24/7-Hotline".
• Telefon und E-Mail — auf der Karte direkt als Wähl- bzw. Mail-Link nutzbar.
• Anschrift und Ansprechpartner — wenn Sie eine feste Kontaktperson haben.
• Zuständige interne Rolle — wer bei uns diese Meldung verantwortet (siehe Rollen). Damit ist im Ernstfall klar, wer zum Hörer greift.
• Notizen — Aktenzeichen, Zugangsdaten zum Meldeportal, Besonderheiten.

Die Liste lässt sich oben nach Art der Stelle filtern.

Verknüpfung mit Kommunikationsvorlagen

Behördenkontakte und Kommunikations-Vorlagen sind in beide Richtungen verbunden:

• Vom Kontakt aus: Jedem Kontakt lässt sich eine passende Vorlage zuordnen (z. B. „Meldung Datenschutzaufsicht"). So haben Sie neben der Behörde gleich den fertigen Meldetext.
• Von der Vorlage aus: In einer Vorlage können Sie als festen Empfänger einen dieser Behördenkontakte wählen. Dann geht das Anschreiben zielgerichtet an die richtige Stelle, statt an das Team.

So wird aus „welche Behörde?" und „was schreiben wir?" ein einziger, vorbereiteter Handgriff.

Im Handbuch-PDF

Alle Kontakte erscheinen im exportierten Notfallhandbuch als Kapitel „Meldepflichten, Behörden und externe Stellen" — als übersichtliche Tabelle mit Stelle, Anlass, Frist, Kontaktweg sowie zuständiger Rolle und Vorlage. Damit ist die Information auch auf Papier griffbereit, wenn im Krisenfall gerade keine App zur Hand ist. Näheres unter PDF-Export.

Abgrenzung zu Vorfälle und Meldepflichten

Nicht verwechseln mit Vorfälle und Meldepflichten:

• Hier stehen die Dauer-Kontakte — das Adressbuch der Stellen, die irgendwann relevant werden könnten. Es ändert sich selten.
• Dort dokumentieren Sie einen konkreten Vorfall und haken die daraus errechneten Pflichtmeldungen mit laufendem Countdown ab.

Kurz: Dieser Bereich sagt Ihnen, wen Sie anrufen; die Meldepflichten sagen Ihnen, bis wann im konkreten Fall.

Wer was sehen darf

Die Liste ist für alle Team-Mitglieder lesbar. Anlegen, bearbeiten und löschen dürfen Admin und Owner.

Praxis-Hinweis: Tragen Sie beim Kontakt zur Datenschutzaufsicht direkt das Aktenzeichen und den Link zum Online-Meldeportal in die Notizen ein. Im Ernstfall zählt jede Minute der 72-Stunden-Frist — und die verlieren Sie nicht mit Suchen.